Base de données économiques et sociales

Nouvelle obligation à compter du 14 juin 2015 : mise en place de la base de données économiques et sociales (entreprises de 50 salariés et plus)

 

Le décret du 27 décembre 2013 impose aux entreprises la mise à disposition à l’attention des représentants du personnel d’une base de données regroupant un grand nombre d’informations économiques et sociales (BDES). Cette base doit, au plus tard le 31 décembre 2016, se substituer à tous les documents et rapports donnés périodiquement aux IRP et notamment au CE.

 

La base de données doit être remplie et mise à disposition au plus tard le 14 juin 2015 pour les entreprises de 50 à moins de 300 salariés. Elle est déjà obligatoire depuis le 14 juin 2014 pour les entreprises de 300 salariés et plus.

 

Afin de vous aider à remplir cette nouvelle obligation, un groupe de travail a mis au point un document EXCEL qui répond aux obligations légales. Bien entendu, vous êtes libre d’utiliser tout autre support électronique ou papier.

 

La procédure à suivre :

 

1. Inscrire à l’ordre du jour de votre prochain CE la mise en place de la BDES

 

2. Adresser aux membres du CE, en même temps que la convocation, une note d’information (document « note d’information » ci-joint à adapter à chaque entreprise)

 

3. Compléter les tableaux de la BDES (ci-dessous) : choisir la base qui correspond à la taille de votre entreprise (« BDES moins de 300 salariés » ou « BDES 300 salariés et plus ») ; Pour vous aider, consultez le document « BDES Utilisation » dans lequel vous trouverez une note générale et des informations propres à chaque tableau. Indiquez en face de chaque ligne du sommaire le niveau de confidentialité des documents (voir note générale)
Lorsque vous avez rempli vos tableaux, n’oubliez pas de protéger chaque onglet par un mot de passe afin d’éviter toute modification involontaire (menu REVISION/Protéger la feuille : entrer un mot de passe.)

 

4. Mettre la base remplie à disposition des représentants du personnel selon les modalités que vous aurez choisies

 

5. Mettre périodiquement à jour la base de données et informer les représentants du personnel à chaque mise à jour, par un moyen de votre choix, mais dont vous gardez la trace.

 

Les tableaux sont rigoureusement conformes aux exigences de 2015 : remplissez tous les tableaux et ne supprimez aucune ligne. Pour l’année en cours, inscrivez les données en votre possession à la date de mise à jour.

 

Le groupe de travail de la FEB va compléter cette base afin qu’elle soit conforme aux exigences de 2016 et nous vous communiquerons un nouveau fichier en fin d’année 2015.


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